Alles was Sie über IFS Remote Surveillance & GMP On-Site-Checks wissen müssen – IFS Audits in Zeiten von Corona

Constanze Illner Neuigkeiten, Neuigkeiten

IFS Zertifikate, die aufgrund der Corona-Krise nicht verlängert werden können, laufen aus. Um das Vertrauen in der Lieferkette trotz des abgelaufenen Zertifikats aufrechtzuerhalten und die Risikomanagementprozesse von Geschäftspartnern zu unterstützen, bietet IFS betroffenen Unternehmen optionale Lösungen an, die der IFS speziell für diese Krisensituation entwickelt hat: Den IFS Remote Surveillance Check und den unangekündigten GMP On-Site-Check.

Nur durch ein Audit vor Ort können die Produktintegrität, die Herstellungsprozesse und die entsprechenden Mitarbeiterkompetenzen beurteilt werden – davon ist der IFS überzeugt. In Zeiten von Corona können vor-Ort-Audits nun aufgrund von Vorsichtsmaßnahmen der Regierungen, Herstellern und Zertifizierungsstellen in vielen Fällen nicht durchgeführt werden. Der IFS hat daher entschieden, dass IFS Zertifikate, die aufgrund der Pandemie nicht verlängert werden können, auslaufen. In diesem Fall wird in der IFS Datenbank angezeigt, dass das Zertifikat auf Grund der Corona-Pandemie nicht verlängert werden konnte. Hier finden Sie alle Informationen zu der Frage „Was muss ich tun, wenn ein IFS Audit in Zeiten von Corona ansteht“.

Um das Vertrauen in der Lieferkette trotz des abgelaufenen Zertifikats aufrechtzuerhalten und die Risikomanagementprozesse von Geschäftspartnern zu unterstützen, bietet IFS betroffenen Unternehmen den optionalen IFS Remote Surveillance Check an. Die nicht akkreditierte Lösung ist anwendbar für alle IFS Standards und das IFS Global Markets – Food Program und hilft Unternehmen, aktuelle Risiken innerhalb ihrer unterstützenden Managementprozesse zu kontrollieren. Der Surveillance Check gibt einen Überblick darüber, wie Unternehmen während der Corona-Krise arbeiten und überprüft die wichtigsten unterstützenden Managementprozesse seit dem letzten IFS-Audit.

Es handelt sich bei dem IFS Remote Surveillance Check jedoch lediglich um eine „Stichprobenprüfung“ – das Ergebnis kann daher weder bei aktuellen noch bei zukünftigen IFS-Zertifizierungen und IFS Global Markets Assessments berücksichtig werden.

Durchführung

Der IFS Remote Surveillance Check darf nur von der gleichen Zertifizierungsstelle durchgeführt werden, die das letzte IFS Audit an dem Standort durchgeführt hat bwz. das Zertifikat ausgestellt hat. Idealerweise sollte der gleiche Auditor eingesetzt werden. Abhängig von der Größe und Komplexität des Unternehmens kann die Dauer des IFS Remote Surveillance Checks variieren. Die Prüfung muss jedoch mindestens fünf Stunden betragen und acht Stunden nicht überschreiten. Die maximale Prüfungsdauer von acht Stunden kann auf zwei aufeinanderfolgende Tage aufgeteilt werden.

Nur Aufzeichnungen und Dokumente, die dem Auditor während des laufenden Remote Surveillance Checks vorgelegt werden, oder Dokumente, die vor dem Remote Surveillance Check eingereicht wurden, können als Nachweise anerkannt werden. Dazu gehören:

  • HACCP / Änderungen und Verifizierungsmaßnahmen (Reinigung, Schädlingsbekämpfung, Schulungen, Korrekturmaßnahmen)
  • Überprüfung der Rückverfolgbarkeit anhand eines Produkts mit einem erhöhten Risiko möglicher Rohstoffknappheit / Herausforderungen in der Lieferkette aufgrund der aktuellen Situation – ein Produkt
  • Krisenmanagement (Geschäftskontinuität) + Managementverantwortung, einschließlich Rückrufe/Rücknahme Dokumentation
  • Reklamationsmanagement
  • Anforderungen wie in der vorgesehenen Checkliste für den Remote Surveillance Check gemäß Standard/Programm aufgeführt.

Die Bewertung

Auf die Prüfung folgt eine Bewertung, aufgeteilt in „OK“, „nicht OK“, „Major“ (wie im Standard/Programm definiert) und „KO“ („nicht-OK“ bei KO Anforderungen).

Wenn ausschließlich „OK“ vergeben wurde, ist der Surveillance Check bestanden.

Wenn die Bewertung „nicht OK“, enthält, muss ein Korrekturmaßnahmenplan erstellt werden und der Zertifizierungsstelle übergeben werden. Die vom Unternehmen ergriffenen Korrekturmaßnahmen müssen spätestens beim nächsten IFS-Zertifizierungsaudit überprüft werden.

Wenn die Bewertungen „Nicht OK“ abgegeben wird und die Zertifizierungsstelle den abgeschlossenen Korrekturmaßnahmenplan akzeptiert, ist der Surveillance Check bestanden.

Wenn die Bewertungen „Nicht OK“ abgegeben wird und die Zertifizierungsstelle den abgeschlossenen Korrekturmaßnahmenplan nicht akzeptiert, ist der Surveillance Check nicht bestanden.

Wenn die Nicht-Übereinstimmungen einen Major/KO beinhalten, ist der Surveillance Check nicht bestanden. Eine Follow-up Prüfung ist nicht möglich. Ein Korrekturmaßnahmenplan muss dennoch erstellt und von der Zertifizierungsstelle akzeptiert werden. Sobald die Zertifizierungsstelle den Korrekturmaßnahmenplan angenommen hat, kann ein erneuter IFS Remote Surveillance Check für vier Wochen nach dem Nicht-Bestehen angesetzt werden.

Sollte der IFS Remote Surveillance Check nicht bestanden werden und ein IFS Zertifikat noch aktuell und gültig sein, geht die Zertifizierungsstelle nach IFS Standards Part 1, 5.8.1 und 5.8.2 vor (im IFS HPC Standard 6.8.1 und 6.8.2).

Sollte der IFS Remote Surveillance Check nicht bestanden werden und ein IFS GM Bestätigungsschreiben noch aktuell und gültig sein, geht die Zertifizierungsstelle nach IFS Global Markets Food Anforderung 7.6.2.1. Part 1 vor

Kommunikation der Ergebnisse

Nach dem IFS Remote Surveillance Check erhält die Organisation von der Zertifizierungsstelle das offizielle IFS Schreiben „Ergebnis des Remote Surveillance Checks“ – egal, ob der IFS Remote Surveillance Check bestanden ist oder nicht.

Dieses Dokument lädt die Zertifizierungsstelle in der IFS-Datenbank hoch, zusammen mit dem freigegebenen Korrekturmaßnahmenplan. Ihre Favoriten erhalten daraufhin die Benachrichtigung, dass das Kontrollkästchen „Remote Surveillance Check/Dokumenten Kontrolle“ aktiviert ist und dass die Dokumentation hochgeladen wurde.

Das Schreiben ist maximal 6 Monate gültig. Sobald ein vollständiges Audit vor Ort stattfinden kann, muss es stattfinden. Zu diesem Zeitpunkt verliert das „Ergebnis des Remote Surveillance Checks“ seine Gültigkeit.

Weiterführende Informationen finden Sie hier (Dokument in Englisch).

Optionale Lösungen nach der Krise: Unangekündigter GMP On-Site-Check

Der unangekündigte IFS GMP On-Site-Check ist ein optionales Tool für bereits IFS zertifizierte Standorte, die aufgrund der Corona-Krise ihr Zertifikat nicht verlängern konnten. Die Prüfung kann durchgeführt werden, sobald der Standort nach der Krise wieder zugänglich ist.

Der GMP On-Site-Check steht nicht im Zusammenhang mit dem Remote Surveillance Check und resultiert in dem Brief „Result of GMP Check“. Dieser hat eine Gültigkeit von 6 Monaten. Durch diese Maßnahme soll die Auditzeit nach der Corona-Krise verkürzt werden, mit dem Ziel, den zu erwartenden Auditstau einzudämmen und das Vertrauen in Geschäftsbeziehungen in diesen außergewöhnlichen Zeiten zu stärken.

Der GMP-Check ist eine eigenständige Lösung, die nicht akkreditiert ist und speziell für die COVID-19 Krise entwickelt wurde. Hier können Sie das Dokument herunterladen.

Weitere Infos

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Constanze Illner Administrator
Constanze Illner is Research & Communication Officer at DQS CFS GmbH
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