IFS Audits in Zeiten von Corona – Alles was Sie wissen müssen

Constanze Illner Neuigkeiten

„Wenn IFS Audits nicht fristgerecht stattfinden können, läuft das Zertifikat aus. Eine Verlängerung des Zertifikats ist ohne Audit nicht möglich“ – Wie jetzt? Keine Remote Audits? Keine Zertifikatsverlängerung bis nach der Krise? Die offizielle Haltung von IFS in Zeiten von Corona hört sich erstmal hart an. Doch, keine Sorge – alles nur halb so schlimm. Im Folgenden erhalten Sie alle wichtigen Infos zu der weiteren Vorgehensweise.

Nur durch ein Audit vor Ort können die Produktintegrität, die Herstellungsprozesse und die entsprechenden Mitarbeiterkompetenzen beurteilt werden – davon ist der IFS überzeugt. In Zeiten von Corona können vor-Ort-Audits nun aufgrund von Vorsichtsmaßnahmen der Regierungen, Herstellern und Zertifizierungsstellen in vielen Fällen nicht durchgeführt werden. Der IFS hat daher entschieden, dass IFS Zertifikate, die aufgrund der Pandemie nicht verlängert werden können, auslaufen. In diesem Fall wird in der IFS Datenbank angezeigt, dass das Zertifikat auf Grund der Corona-Pandemie nicht verlängert werden konnte.

Lassen Sie uns nun die konkreten Schritte beleuchten, denen Sie folgen müssen, wenn bei Ihnen ein IFS Audit in Zeiten von Corona vor der Tür steht.

Audit absagen oder nicht?

Zunächst muss geklärt werden, ob ein Audit stattfinden kann oder nicht. Der IFS empfiehlt allen betroffenen Standorten, eine Risikobewertung durchzuführen und zu überlegen, ob externen Personen der Zugang zur Einrichtung gestattet werden sollte. Jeder Standort soll also eine individuelle Risikobewertung unter Berücksichtigung des Gesundheitsrisikos und der staatlichen Maßnahmen durchführen, um zu entscheiden, ob ein bestimmtes Audit durchgeführt werden kann oder nicht. Sollte die Schlussfolgerung lauten, dass ein Audit durch Dritte derzeit nicht möglich ist, muss die zuständige Zertifizierungsstelle mit sofortiger Wirkung informiert werden und das Audit verschoben werden. Kontaktieren Sie uns.

Administrative Schritte

Sobald die Information bei der Zertifizierungsstelle eingeht, kreuzt diese das kürzlich eingeführte Kontrollkästchen in der IFS Datenbank an. Damit können Sie allen Nutzern der IFS Datenbank demonstrieren, dass ein geplantes Audit aufgrund der Coronavirus-Krise verschoben werden musste. Zusätzlich zum Ankreuzen empfiehlt der IFS dringend, sich mit der Zertifizierungsstelle auf eine Aussage für das Kommentarfeld zu einigen und dabei auf Folgendes hinzuweisen:

  • Grund für die Verschiebung
  • aktueller Stand der Produktion
  • zusätzliche Maßnahmen des Standorts zur Gewährleistung der Sicherheit und Qualität der Produkte (z.B. interne Audits, Mitarbeiterschulungen/-unterweisungen)
  • zusätzliche Überwachungsmaßnahmen durch die Zertifizierungsstelle
  • Nächste Schritte bei der Auditplanung

Alle IFS Datenbankbenutzer, die Sie als Favorit markiert haben, erhalten daraufhin eine Benachrichtigung mit den im Kommentarfeld eingegebenen Informationen. Das abgelaufene Zertifikat bleibt in der Datenbank noch 12 Monate nach dem Ablaufen des Zertifikats sichtbar oder bis zum Hochladen eines neuen Zertifikats. Weiterführende Fragen beantwortet der IFS hier.

Optionale Lösungen

Um das Vertrauen in der Lieferkette trotz des abgelaufenen Zertifikats aufrechtzuerhalten und die Risikomanagementprozesse von Geschäftspartnern zu unterstützen, bietet IFS betroffenen Unternehmen optionale Lösungen an. Hier haben wir alle wichtigen Informationen zum IFS Remote Surveillance Check und zum unangekündigten GMP On-Site-Check zusammengefasst.

Weitere Infos

Sie haben Fragen zu den Corona-Vorgaben anderer Standards? Hier finden Sie die aktuelle Zusammenfassung. Abonnieren Sie außerdem unseren monatlichen Newsletter, um regelmäßige Updates zu erhalten.

Constanze Illner Administrator
Constanze Illner is Research & Communication Officer at DQS CFS GmbH
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