Unangekündigte Audits werden bei IFS und BRCGS obligatorisch

Constanze Illner Lebensmittelsicherheit & Hygiene, Neuigkeiten, Uncategorized

GFSI hat Version 2020 der Benchmarking Requirements veröffentlicht und diese bringt eine bedeutende Änderung mit sich: Unangekündigte Audits werden für GFSI-anerkannte Standards obligatorisch. Wir haben uns diese Anforderung genauer angeschaut und fassen im Folgenden alle wichtigen Informationen für Sie zusammen.

Die Global Food Safety Initiative wurde im Jahr 2000 ins Leben gerufen mit dem Ziel, gemeinschaftliche Lösungen für kollektive Bedenken im Bereich Lebensmittelsicherheit zu finden. Eins der Ziele der GFSI ist die Harmonisierung von Zertifizierungssystemen. Für diesen Zweck hat GFSI sog. Benchmarking Requirements entwickelt, die dazu dienen, die Vergleichbarkeit der unterschiedlichen Standards sicherzustellen.

Standardgeber wie IFS, BRCGS und FSSC 22000 haben diese Anforderungen implementiert und sind von GFSI anerkannt. Um die Anerkennung weiterhin aufrecht zu erhalten, ist es für Standardgeber notwendig, neue/veränderte GFSI-Anforderungen zeitnah im eigenen Standard zu implementieren.

Mit der neuen GFSI Version 2020 kommt auf IFS & BRCGS zertifizierte Standorte nun eine bedeutende Änderung zu: Unangekündigte Audits werden in Kürze obligatorisch sein.

Unangekündigte IFS Audits

IFS hat zu mehreren Standards bereits Doktrinen veröffentlicht, in denen diese neue Anforderung implementiert ist. Eine Doktrin ist ein normatives Dokument, das zusätzlich zu den Anforderungen im Standard beachtet werden muss. Bei folgenden Standards wurde eine Doktrin veröffentlicht, die eine verpflichtende Anwendung der unangekündigten Auditoption einmal alle drei Jahre vorschreibt:

IFS Food, IFS Logistics & IFS PACsecure

Ab dem 1. Januar 2021 muss bei diesen Standards mindestens jedes dritte Zertifizierungsaudit unangekündigt stattfinden. Diese Option ist bevorzugt bei Rezertifizierungsaudits anzuwenden, kann aber auch bei Erstzertifizierungen verwendet werden.

Um sich für ein unangekündigtes Audit registrieren zu lassen, muss das Unternehmen seine Zertifizierungsstelle spätestens vor Beginn des Audit-Zeitfensters benachrichtigen (siehe unten). Dies gilt sowohl für Unternehmen, die dieselbe Zertifizierungsstelle haben, als auch für Unternehmen, die die Zertifizierungsstelle wechseln. Wenn das Unternehmen die Zertifizierungsstelle nicht vor Beginn des Auditzeitfensters informiert, kann die Option „Unangekündigt“ nicht ausgewählt werden.

Bei IFS Food und IFS PACsecure kann der Prüfungszeitraum in Ausnahmefällen und in Absprache mit der Zertifizierungsstelle verschoben werden. Hier muss allerdings bedacht werden, dass die Gültigkeit des Zertifikats kürzer sein kann. Mögliche Zertifizierungslücken werden vor der Registrierung zwischen Standort und Zertifizierungsstelle angesprochen.

Sollte der Zertifizierungszyklus zu einem Zeitpunkt unterbrochen werden, an dem ein unangekündigtes Audit stattfinden sollte, muss das nächste Zertifizierungsaudit (= Erstaudit) unangekündigt durchgeführt werden. 

Unangekündigte Audits bei BRCGS

Auch BRCGS hat ein Position Statement veröffentlicht, dass die Einführung von unangekündigten Audits für die Standards BRCGS Food Safety Ausgabe 8, BRCGS Packaging Materials Ausgabe 6 und BRCGS Storage & Distribution Ausgabe 4 verbindlich macht. Innerhalb von drei Jahren muss nun mindestens ein Audit unangekündigt durchgeführt werden.

Zeitplan

Für Food Safety und Packaging Materials Audits gilt diese Regelung ab dem 1. Feburar 2021. Ausgabe 4 von Storage and Distribution tritt erst am 1. Mai 2021 in Kraft, daher werden unangekündigte Audits beim Storage and Distribution Standard erst ab diesem Zeitpunkt verbindlich.

Die Regelung betrifft nur Standorte, die ein angekündigtes Auditprogramm verwenden, Standorte, die bereits ein unangekündigtes Auditprogramm nutzen, sind von der neuen Regelung nicht betroffen.

Ob das nächste Audit angekündigt oder unangekündigt stattfindet, teilt die Zertifizierungsstelle nach der Ausstellung des Zertifikats mit. Das Gespräch zwischen Zertifizierungsstelle und Standort muss innerhalb von drei Monaten nach dem letzten Audit erfolgen.

Das unangekündigte Audit kann innerhalb von vier Monaten vor dem Audit Due-Date stattfinden. Dies schließt auch die 28 Tage vor dem Audit Due-Date mit ein. Nach dem Due-Date wird das Audit nicht stattfinden, außer es liegen außergewöhnliche Umstände vor. Die Audits finden nur an Wochentagen während des normalen Betriebs vor Ort statt, es sei denn, mit dem Standort wurden zuvor andere Vereinbarungen getroffen.

Der Standort kann maximal 10 Tage blockieren, an denen keine Audits stattfinden können. Standorte, die alle sechs Monate auditiert werden, können maximal 5 Tage sperren. Um einen Tag sperren zu können, muss ein berechtigter Grund vorliegen, etwa ein Kundenbesuch für eine geplante erste Produktion, an der technische Mitarbeiter und Führungskräfte beteiligt sind. Die Abwesenheit eines bestimmten Mitarbeiters ist kein Grund für einen Nicht-Audit-Tag. Daten und Gründe müssen der Zertifizierungsstelle mindestens 4 Wochen im Voraus mitgeteilt werden.

Hier können Sie das Position Statement einsehen. Darin finden Sie auch genaue Informationen bezüglich des Audit Prozesses.

Unangekündigte Audits FSSC 22000

Bei diesem Standard waren unangekündigte Audits im Dreijahresrhythmus bereits Pflicht. Seit der Version 4 muss von den zwei Überwachungsaudits mindestens eins unangekündigt stattfinden. Daher muss bei diesem Standard nicht mit Änderungen gerechnet werden.

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Constanze Illner Administrator
Constanze Illner is Research & Communication Officer at DQS CFS GmbH
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