Informationsseite Corona

Weltweit hat der Ausbruch des Coronavirus bedeutende Auswirkungen auf die Planung und fristgerechte Durchführung von Zertifizierungsaudits. Da es sich um eine außergewöhnliche Situation handelt, wurden von den Akkreditierungsstellen und den Standardgebern Ausnahmeregelungen verabschiedet. Diese dienen vor allem dazu, negative Auswirkungen auf den Zertifizierungsstatus möglichst zu vermeiden.

Diese Seite wurde am 02.04.2020 aktualisiert. Die vorgenommenen Änderungen beziehen sich auf den folgenden Standard: IFS Standards. Die Informationen können sich im Verlauf der Situation stark ändern, daher möchten wir Sie bitten, regelmäßig hier vorbeizuschauen.

Generell gilt, dass auch in dieser extremen Situation Vorgaben der Akkreditierungsstellen und der Standardgeber zu beachten sind. Wir empfehlen allen zertifizierten Unternehmen, sich mit den Ausnahmeregelungen zu befassen und im Zweifelsfall ihren Account Manager anzusprechen.

Welche Folgen hat es, wenn ein Audit nicht fristgerecht durchgeführt werden kann? Kann das reguläre Audit durch ein Remote Audit ersetzt werden?

Für die unterschiedlichen Regelwerke und Standards gelten unterschiedliche Ausnahmeregelungen. Da sich die Situation noch entwickelt, sind Änderungen nicht ausgeschlossen.

  • BRCGS Standards: Wenn Audits nicht fristgerecht stattfinden können, sieht BRCGS eine mögliche Verlängerung des Zertifikats für einen Zeitraum von bis zu 6 Monaten vor. Diese Verlängerung basiert auf einer Risikobewertung, die von der Zertifizierungsstelle durchgeführt wird, sowie auf dem Austausch von relevanten Dokumenten und einem Interview zwischen Standort und Zertifizierungsstelle. Sobald der Standort wieder zugänglich ist, wird das reguläre Audit vor Ort durchgeführt. Ausführlichere Informationen finden Sie hier.
  • IFS Standards: Wenn Audits nicht fristgerecht stattfinden können, läuft das Zertifikat aus. Eine Verlängerung des Zertifikats ist ohne Audit nicht möglich. In der IFS Datenbank wird angezeigt, dass das Zertifikat auf Grund der Corona-Pandemie nicht verlängert werden konnte.
    Optionale Lösungen: Um das Vertrauen in der Lieferkette aufrechtzuerhalten und die Risikomanagementprozesse von Geschäftspartnern zu unterstützen, bietet IFS betroffenen Unternehmen den optionalen IFS Remote Surveillance Check an. Die nicht akkreditierte Lösung hilft Unternehmen, aktuelle Risiken innerhalb ihrer unterstützenden Managementprozesse zu kontrollieren. Das Ergebnis kann weder bei aktuellen noch bei zukünftigen IFS-Zertifizierungen und IFS Global Markets Assessments berücksichtig werden. Ausführlichere Informationen finden Sie hier. In Kürze veröffentlicht IFS den IFS GMP on-site Check. Auch über diese Entwicklung halten wir Sie hier auf dem Laufenden.
  • FSSC 22000:
    Wenn ein Rezertifizierungsaudit nicht rechtzeitig durchgeführt werden kann, sieht FSSC 22000 eine mögliche Verlängerung des Zertifikats für einen Zeitraum von bis zu 6 Monaten vor. Diese Verlängerung basiert auf einer dokumentierten Risikobewertung, die von der Zertifizierungsstelle durchgeführt wird. Das vollständige Rezertifizierungsaudit muss innerhalb des 6-monatigen Gültigkeitsverlängerungsfensters stattfinden, mit ausreichend Zeit, um sicherzustellen, dass das erweiterte Zertifikat nicht abläuft und die kontinuierliche Zertifizierung aufrechterhalten bleibt.
  • Wenn ein Überwachungsaudit nicht fristgerecht durchgeführt werden kann, entscheidet die Zertifizierungsstelle auf Grundlage einer Risikobewertung, einem Interview und dem Austausch von relevanten Dokumenten, ob das  Zertifikat aufrechterhalten, ausgesetzt oder ob das Überwachungsaudit für bis zu 6 Monate verschoben wird.
  • EFISC – GTP: Sowohl Überwachungs- als auch Rezertifizierungsaudits können maximal sechs Monate aufgeschoben werden.
  • FAMI-QS:
    • Überwachungsaudits, die auf Grund der Corona-Pandemie nicht fristgerecht durchgeführt werden konnten, müssen bis spätestens 31. Juli 2020 nachgeholt werden. Hat bis dahin immer noch kein Audit stattgefunden, muss das Zertifikate für drei Monate suspendiert werden. Wird auch innerhalb dieser Frist kein Audit durchgeführt, muss das Zertifikat entzogen werden.
    • Rezertifizierungsaudits: Bis zum 30. September können Rezertifizierungsaudits als Remote Audits durchgeführt werden. Auslaufende Zertifikate können ohne Audit nicht verlängert werden. Wird die Zertifizierung nach Auslaufen des Zertifikats wieder angestrebt, muss der Standort mit einer Erstprüfung beginnen, das Stufe 1 Audit kann jedoch übersprungen werden.
  • QS: Die Regelung ist in einem Informationsschreiben erläutert.
  • ISO 9001 – ISO 14001 – ISO 22000 – ISO 22301 – ISO 22716 – ISO 37001 – ISO 45001…:  Unter Berücksichtigung der geltenden Akkreditierungsvorgaben hat sich die DQS CFS GmbH dazu entschieden, unter klar definierten Umständen Alternativen wie z.B. Remote Audits zu akzeptieren. Gemäß der Akkreditierungsvorgaben ist die DQS CFS GmbH in diesen Fällen verpflichtet, eine Risikobewertung durchzuführen, auf Grundlage der von der zertifizierten Organisation bereitgestellten Informationen. Erst nach einer positiven Risikobewertung ist die Durchführung eines Remote Audit gegebenenfalls möglich. 
  • ISO 50001 – Energieaudits: Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat uns darüber informiert, dass Energieaudits aufgrund der aktuellen Lage verschoben werden können. Dabei ist zu berücksichtigen, dass zertifizierte Unternehmen die Gründe für eine verzögerte Durchführung eines Energieaudits dokumentieren sollten. Weiterführende Informationen finden Sie auf der BAFA-Homepage unter https://www.bafa.de/DE/Energie/Energieeffizienz/Energieaudit/energieaudit_node.html.
  • EFfCI GMP: Sowohl Überwachungs- als auch Rezertifizierungsaudits können bis zu maximal sechs Monate aufgeschoben werden, ohne Folgen für den Zertifizierungsstatus.
  • EN 16636 – CEPA Certified: Bis auf Weiteres können alle Audits als Remote Audits durchgeführt werden.
  • VLOG: Eine Verschiebung der Audits erfolgt in Absprache mit der DQS CFS GmbH.

Ich will/muss ein bereits geplantes Audit absagen.
Wie gehe ich vor?

Generell ist zu beachten, dass Ausnahmen nur dann möglich sind, wenn eine fristgerechte Auditdurchführung aufgrund des Coronavirus ein nicht zumutbares Risiko darstellen würde oder durch Einreisebestimmungen oder sonstige Vorgaben schlicht nicht möglich ist.

Sollten Sie sich gezwungen sehen, ein bereits mit der DQS CFS geplantes Audit abzusagen, informieren Sie uns bitte unverzüglich.

Schreiben Sie eine E-Mail an info@dqs-cfs.com und nennen Sie uns die Audittermine, die abgesagt werden müssen. Bitte teilen Sie uns auch das Zeitfenster mit, innerhalb dessen keine Audits stattfinden können. Diese Vorgehensweise gilt sowohl für angekündigte als auch für unangekündigte Audits.

Sollten Sie uns nicht informiert haben und der Auditor die Anreise bereits angetreten haben, müssen leider die vollen Kosten erstattet werden.

Bitte beachten Sie, dass die Ausnahmeregelungen bis auf Weiteres nur für Absagen der Audittermine im März und April 2020 gelten.